TRANSAKSI SALES DAN PURCHASING
Dalam kesempatan ini akan
dijelaskan tahapan transaksi yang dilakukan antar Perusahaan. Contoh diberikan
transaksi antara Perusahaan PT Hippopotamus dengan BANK ZAMRUD INDONESIA
Dalam hal ini PT
Hippopotamus sebagai Customer (komunikasi diperankan oleh Purchasing Manager)
dengan BANK ZAMRUD INDONESIA (diwakili
atau diperankan oleh Sales Manager saya sendiri)
Secara
sederhana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:
a)
PT hippopotamus menerbitkan
REQUEST FOR QUOTATION (RFQ)
b)
BANK ZAMRUD INDONESIA (BZI)
menerima RFQ, dan kemudian menerbitkan QUOTATION
c)
PT hippopotamus menerima
QUOTATION dan jika sudah dilakukan negosiasi dan sepakat atas harga yang
ditawarkan, selanjutnya PT hippopotamus menerbitkan PURCHASING ORDER (PO)
d)
PO diterima BZI
e)
Seharusnya BZI melakukan
pengiriman Barang (DELEVERY ORDER /DO), tapi dalam hal ini karena penjualan
yang dilakukan adalah kredit bank (kredit modal kerja) maka tidak ada DO,
melainkan Sales BZI menerbitkan Sales Order.
f)
Setelah disepakati perihal
Produk yang dikirim atau dalam hal ini produk perbankan (kredit), maka dan
diterima oleh PT hippopotamus, maka BZI menerbitkan INVOICE kepada PT
hippopotamus, untuk selanjutnya bertransaksi pembayaran cicilan dari kredit
tersebut
g)
Terakhir PT hippopotamus
melakukan pembayaran kredit dan BZI melakukan konfirmasi pembayaran oleh bagian
finance.
Berikut ini adalah
Screenshoot Jika transaksi ini dijalankan:
a)
Permintaan RFQ dari PT
Hippopotamus, karena email gateway tidak bisa dijalankan (error)...
Terlampir tanda error, maka transaksi ini di lakukan
melalui email pribadi:
Email Purchasing : hin.uperp@gmail.com an Nadya Izzati
Gambar 1 Notifikasi
Email Gateway error
Gambar 2. Email RFQ
Gambar 3. Dok RFQ
sebagai lampiran email
a)
RFQ diterima oleh PT BZI ,
selanjutnya atas dasar RFQ tsb, PT BZI Mengirimkan Penawaran Harga dengan email
manual, karena email gateway tidak berfungsi (terlampir notifikasi error):
Gambar 4
Notifikasi email gateway dari BZI error
b)
Selanjutnya BZI mengirim
penawaran harga dengan email manual, terlampir gambar email penawaran harga
Gambar 5
Email Penawaran Harga (Quotation) dari BZI
Gambar 6 Dok
Quotation sebagai lampiran email
c)
Selanjutnya PT hippopotamus
menerbitkan PO, seperti gambar dibawah ini (semua transaksi dilakukan melaui
email) dan Dok PO dijadikan sebagai lampiran
Gambar 7 Dok PO
yang dilampirkan dalam email
Gambar 8
email PO
d)
PO Diterima oleh PT BZI dan
BZI mengirimkan barang dalam hal ini karena kredit, berarti mencairkan kredit
ke Rekening PT Hippopotamus, selanjutnya PT BZI Menerbitkan Sales Order
Gambar 9 Dok. SO dari
BZI
e)
Selanjutnya setelah
DO/Barang dalam hal ini pencairan kredit telah dikonfirmasi/diterima oleh
customer (PT hippopotamus), selanjutnya PT BZI menerbitkan INVOICE. Sebagai
bentuk tagihan untuk mulai pembayaran kredit/produk yang diterima PT
Hippopotamus tersebut. Terlampir gambar Invoice
Gambar 10.
Dok. Invoice dari BZI
f)
Setelah
Invoice dikirim dan diterima oleh PT Hippopotamus, maka selanjutnya adalah PT
BZI Menjournal transaksi tersebut yang dillakukan oleh Bagian Finance
Gambar 11 Dok. Pembayaran
Transaksi dalam bentuk dokumen dapat dilihat disini
Transaksi dalam bentuk pdf dapat dilihat disini
Transaksi dalam bentuk video dapat dilihat disini
Demikian,
semoga bermanfaat.
Terima
Kasih Sudah Berkunjung.....
Tidak ada komentar:
Posting Komentar